Aja haldamine saab alguse eesmärkide seadmisest. Kui meil on selge arusaam oma eesmärkidest, võime selle alusel paremini arvestada, kui oluline on eelseisev ülesanne ja kuidas see meie eesmärkidega haakub. Kuni me ise ei tea, mida soovime saavutada, ei ole meil ka mingit moodust mõõta seda, kui tõhusalt oma aega haldame. Me peaksime endale esitama iga tööülesande puhul järgneva küsimuse: “Kas see tegevus aitab mul eesmärkidele lähemale jõuda?” Kui vastus on eitav, siis raiskad sa aega. Ära lase end heidutada. Vastus sellele küsimusele on palju sagedamini “ei” kui “jah”. Põhjus on selles, et meilt nõutakse sageli selliste asjade tegemist, mis ei ole tegelikult produktiivsed. Näiteks peavad suurtes firmades töötavad inimesed kulutama tarbetult palju aega oma tegemiste kohta arvestuse pidamisele, et oleks ülevaate sellest, mida nad täpselt teevad. See võib küll olla tähtis järelevalve seisukohast, aga ei aita sugugi kaasa produktiivsusele. Kui tahame aega tõhusamalt kasutada, peame esmalt kindlaks tegema, kas tegevus on seotud meie eesmärgiga; kui mitte, siis tuleks kindlaks teha, kas seda tegevust saab vältida. Kui see pole võimalik, peame vähendama selle tegevuse ajakulu, et võiksime pühendada aega tõeliselt produktiivsetele asjadele.
Üks kõige sagedasemaid põhjuseid töökohal stressi tundmiseks on ajasurve. Olgu siis asi tähtaegadest kinni pidamises, eriprojektide täitmises või lihtsalt igapäevase tööhulgaga toimetulekus- kui me aega tõhusalt ära ei kasuta, siis murrab töömeid lõpuks maha.
Neid lihtsaid soovitusi järgides saab aega tõhusamalt ära kasutada ja vähendada stressi töökohal:
1. Sea endale realistlikud ja sisukad eesmärgid.
2. Sea endale prioriteedid. Pane töö kategooriatesse tähtsuse järjekorras, lähtuvalt oma firma, ülemuse ja iseenda seatud eesmärkidest.
3. Hinda seda, kuidas oma aega kulutad. Tee perioodilist analüüsi selle kohta, kuidas sa oma päeva veedad. Kasuta seda, et välja selgitada, millised tegevused võib kõrvaldada, milliseid parandada või millistega tõhusamalt toime tulla.
4. Tee selgeks, millised vahelesegamised meid tööl tülitavad, ning püüa nende esinemist vähendada.
5. Väldi asjade edasilükkamist. Edasilükkamine ei tähenda õigeks tähtajaks projekti mitte lõpetamist; see tähendab projektiga mitte alustamist.
6. Ära karda öelda “ei”.
7. Paberimajanduse, meilide, tekstsõnumi ja muude sellisega tegelemisel pane paika prioriteedid lähtuvalt sõnumist, mitte selle edastamise vahendist.
8. Delegeeri. Me ei saa kõike ise teha – ega peagi seda tegema. Loo endale asjatundlike töötajate meeskond, et võiksid olla kindel, et neile määratud ülesanded saavad tehtud.
Allikas: Dale Carnegie “Kuidas vabaneda stressist ja muretsemisest”, kirjastus Pilgrim
